Version: 5.0

Mitarbeiterprofile

Das Mitarbeiterprofil wird über die Auswahlliste in TimePunch PRO selektiert. Nach der Auswahl des Mitarbeiters dient ein Klick auf das Mitarbeitersymbol neben der Auswahlliste zum Öffnen des Profils.

Alternativ können die Mitarbeiterprofile auch im Menü „Stammdaten / Mitarbeiterprofile“ eingesehen werden.

Mit Hilfe der Schaltfläche „Bearbeiten“ oder einem Doppelklick auf das Profil wird der Dialog zum Bearbeiten des Mitarbeiterprofils geöffnet. Der Dialog unterteilt sich in vier Bereiche – dem Arbeitsverhältnis, der Arbeitszeitregelung, den Einstiegsdaten und der Verwaltung.

note

Wichtig

Die Spalte „Verwaltet“ zeigt an, ob das Mitarbeiterprofil durch den aktuellen Benutzer verwaltet wird. Verwaltet bedeutet in diesem Fall jedoch nicht zwangsläufig, dass eine vollständige Bearbeitung des Profils erlaubt ist. Vielmehr sagt es aus, dass das Mitarbeiterprofil einer Gruppe (z.B. Team / Abteilung / Niederlassung) zugeordnet ist für die der aktuelle Benutzer als Gruppenleiter oder Assistent eingetragen ist. Die tatsächlichen Rechte leiten sich aus den Rechten des aktuell angemeldeten Benutzers ab.

Schalter, Aktive Mitarbeiterprofile Anzeigen: Wenn dieser Schalter gesetzt ist, dann werden nur die aktiven Mitarbeiterprofile angezeigt. Bereits gekündigte Mitarbeiter sind ausgeblendet.

Schalter, Zugeordnete Mitarbeiter: Ist dieser Schalter gesetzt, dann werden nur die verwalteten Mitarbeiterprofile angezeigt. Dies erleichtert das Auffinden der Mitarbeiter, die bearbeitet werden können.

Neuen Mitarbeiter anlegen

Über die Schaltfläche „Neu“ kann ein neuer Mitarbeiter in TimePunch angelegt werden. Hierzu ist lediglich der Benutzername des Profils und Vor –und Zuname des Mitarbeiters erforderlich.

Über die Auswahlliste „Einstellungen kopieren von“ kann zudem festgelegt werden, ob Profildaten wie das Arbeitszeitmodell, die Feiertagseinstellungen und Gleitzeitregelungen von einem bereits bestehenden Mitarbeiterprofil kopiert werden sollen. Dies spart sehr viel Zeit beim initialen Anlegen der Mitarbeiterprofile.

Sofern ein Team, eine Abteilung oder eine Niederlassung ausgewählt wurde, wird der Mitarbeiter gleich den entsprechenden Gruppen zugeordnet.

Dies ermöglicht es auch Mitarbeitern mit Personalmanagement-Rechten, den neuen Mitarbeiter/in direkt zu pflegen, sofern der anlegende Benutzer in einer der ausgewählten Gruppen eine Leitungsfunktion besitzt.

Persönliche Details

Im ersten Register werden die persönlichen Daten des Mitarbeiters definiert.

Zu den persönlichen Daten gehören die Personendaten (Personalnummer, Vor- und Nachname sowie die E-Mail-Adresse). Zudem können als Basis für die Feiertagsberechnung das Land und Bundesland definiert werden.

Die Teamzugehörigkeit, die Abteilung –und Niederlassungszugehörigkeit definiert die Mitgliedschaft des Mitarbeiters in den verschiedenen Gruppen. Die Gruppenpflege geschieht in dem Menü „Stammdaten“.

Hinweis: Die direkt beim Mitarbeitenden angezeigte Gruppe (Team, Abteilung, Niederlassung) ist die jeweilige Hauptgruppe. Die Hauptgruppe entscheidet darüber, welche Leitungspersonen die Abwesenheitsanträge freigeben. Nur Gruppenleiter/Assistenten in den jeweils zugeordneten Hauptgruppen werden bei Abwesenheitsanträgen gefragt. Alle anderen Gruppenleiter werden über die Abwesenheit nur informiert.

Zuletzt sind die vertraglichen Details festzulegen. Hier wird zwischen „Angestellt mit Festgehalt“, „Angestellt mit Stundenlohn“, „Angestellt mit Stundenlohn (regelmäßige Feiertagsarbeit)“ und einer reinen Zeiterfassung ohne Gleitzeitberechnung unterschieden.

Über die Schaltfläche „Profilbild auswählen“ wird eine beliebige JPG oder PNG Datei als Profilbild festgelegt. Dieses Bild erscheint bei der Anmeldung und dient zur optischen Unterscheidung der Mitarbeiter.

Sensitive Detaildaten

Im zweiten Register „Details“ werden sensitive Mitarbeiterdaten angezeigt und bearbeitet. Diese Daten werden nur dem Mitarbeiter mit dem Recht „Personalmanagement“ und/oder „Administration“ angezeigt.

Arbeitszeitregelung

Im Register „Arbeitszeitregelung“ werden die Einstellungen bezüglich des Arbeitszeitmodells und der Überstundenverrechnung festgelegt.

Hinweis: Diese Daten beziehen sich auf den aktuellen Monat und alle Folgemonate. Wenn in bereits gebuchten Monaten, rückwirkend die Feiertagseinstellung geändert werden muss, dann geschieht dies immer im Analysefeld des betreffenden Monats.

Arbeitszeitmodelle

Über die Schaltfläche „Arbeitszeitmodell bearbeiten“ wird das aktuelle Arbeitszeitmodell bearbeitet.

Wichtig: Die Wochenarbeitszeit ergibt sich aus dem Arbeitszeitmodell und kann im Profil nicht geändert werden.

Arbeitsbeginn

Der Arbeitsbeginn hat keine Auswirkung auf die zu leistende Arbeit. Allerdings wird bei einer fehlenden Ausbuchung aus dem Arbeitsbeginn und den Sollstunden, das theoretische Abmeldedatum berechnet. Nur für den Fall, dass der Mitarbeiter sich nicht selbst ausbucht.

Arbeitszeit

Dieses Feld beinhaltet die zu leistende Sollstundenzahl an dem definierten Tag.

Arbeitszeit Gutschrift/Abzug

In diesem Feld kann eine tägliche Arbeitszeit Gutschrift oder ein Abzug definiert werden. Je nachdem, ob die Zeit im Plus als Gutschrift oder negativ als Abzug eingetragen wird.

Gebucht als

Dieses Feld definiert, ob bei einer Urlaubsbuchung ein halber oder ganzer Tag vom Urlaubskonto abgezogen werden soll.

Beginn und Ende der Kernarbeitszeit

Sofern feste Kernarbeitszeiten definiert sind, können diese hier eingetragen werden. Kernarbeitszeiten sind Arbeitszeiten, zu denen der Mitarbeitende anwesend sein muss.

Dynamische Sollzeit

Im Arbeitszeitmodell kann eine dynamische Sollzeit hinterlegt werden. Das bedeutet, dass die tägliche Sollzeit der tatsächlichen Arbeitszeit gleichgesetzt wird. Dies kann sinnvoll sein, wenn im Vorfeld nicht feststeht, wie lange der Mitarbeiter arbeiten soll. Sehr hilfreich ist dies z.B. im Fall einer Kurzarbeit.

Ein Bild, das Text enthält. Automatisch generierte Beschreibung

Die Dynamik wird aktiviert, indem das Sollzeit Feld komplett gelöscht wird. Beim Wechsel auf ein anderes Feld, wird dann im Sollzeit Feld (Arbeitszeit Stunden) der Text „dynamisch“ angezeigt. Damit wird die Sollzeit der tatsächlichen Arbeitszeit gleichgesetzt.

Gleitzeitkonto

Unter der Überschrift „Gleitzeitkonto“ kann die Überstundenverrechnung definiert werden. Dies betrifft als erstes die sog. Abgeltungsregelungen. D.h. es kann festgelegt werden, wie viele Überstunden bereits im Arbeitsvertrag inbegriffen sind. Erst nach der festgelegten Überstundenzahl wird die Mehrarbeit als Überzeit gewertet und dem Gleitzeitkonto gutgeschrieben.

Auf Wunsch können die Überstunden pro Monat oder insgesamt begrenzt werden.

„nur monatliche Stunden begrenzen“ bedeutet, der Mitarbeiter darf im Monat nur eine begrenzte Anzahl Überstunden aufbauen, aber insgesamt unbegrenzt.

„gesammelte Überstunden begrenzen“ bedeutet, der Mitarbeiter darf insgesamt nur eine begrenzte Anzahl Überstunden aufbauen.

Alle Stunden, die über die Begrenzung hinausgehen, werden entweder verworfen oder falls der Haken bei „Überstunden über dem Limit werden automatisch ausgezahlt“ gesetzt ist, automatisch ausgezahlt.

Urlaubsberechnung

In diesem Bereich kann die Urlaubsregelung festgelegt werden. Dabei sind folgende Einstellungen möglich:

Berechnungsbasis (Tage / Stunden): Je nach Wunsch, kann der Jahresurlaub in Tagen oder Stunden gerechnet werden. Sofern das Arbeitszeitmodell regelmäßig mit ganzen und halben Tagen hinterlegt ist, ist die Berechnungsbasis auf Tagen zu empfehlen, da diese Variante für den Mitarbeiter einfacher nachzuvollziehen ist.

Bei unregelmäßigen Arbeitszeitmodellen ist die Abrechnung auf Stundenbasis genauer, da das Urlaubskonto nur mit den tatsächlichen Urlaubsstunden belastet wird.

Urlaubsübertrag erfolgt (Anfang Monat): In diesem Bereich wird ausgewählt in welchem Monat der Urlaubsübertrag erfolgen soll. In Deutschland wird in der Regel der Jahresurlaub Anfang Januar gutgeschrieben. In Österreich gilt jedoch die Regelung, dass der Urlaub zum Eintrittsdatum des Mitarbeiters gutgeschrieben wird. In diesem Fall kann der Monat des Eintrittsdatums als Zeitpunkt gewählt werden, um den Jahresurlaub dem Urlaubskonto des Mitarbeiters gutzuschreiben.

Resturlaub verfällt (Anfang Monat): Als zweite Einstellung wird definiert, zu welchem Zeitpunkt der Resturlaub des Vorjahrs verfällt. Auch hier gibt es in jedem Unternehmen unterschiedliche Regelungen die von Sofort bis Nie reichen können.

Als die Jährlichen Urlaubstage sind die vertraglich festgelegten Urlaubstage einzusetzen. Sofern der Mitarbeiter nicht Anfang des Jahres beginnt, sind die bis dato verbleibenden Resturlaubstage im ersten Jahr im Register „Einstiegsdaten“ zu definieren.

Gehalts -und Lohnabrechnung

Je nachdem, ob der Mitarbeiter auf Basis eines Festgehalts oder auf Stundenlohn arbeitet, wird das Register mit den Zahlungsdaten für Lohn oder Gehalt angezeigt.

Abrechnung mit Festgehalt

Der Dialog für die Abrechnung nach Festgehalt enthält das monatliche Bruttogehalt, sowie die Bankverbindung des Mitarbeiters.

Abrechnung nach Stundenlohn

Dieser Dialog enthält die Abrechnungsdaten, wenn der Mitarbeiter nach Stundenlohn bezahlt wird.

Mögliche Arten der Lohnauszahlung

In TimePunch existieren mehrere Arten, wie und nach welchen Regeln die Lohnauszahlung erfolgt.

Diese können im Mitarbeiterprofil im Register „Lohnzahlung“ definiert werden.

Ausgezahlt werden die Sollstunden im Arbeitszeitmodell

Der ausgezahlte Lohn richtet sich nach der Sollzeit des Mitarbeiters, die im Arbeitszeitmodell hinterlegt wurde. D.h. bei einem Monat mit 31 Tagen erhält der Mitarbeiter einen höheren Lohn als bei einem kurzen Monat mit nur 30 oder 28 Tagen.

Ausgezahlt wird eine feste Sollstundenzahl

Die Anzahl der ausgezahlten Stunden ist immer identisch und fest hinterlegt. Diese Art der Lohnzahlung wird oft von Unternehmen genutzt, die ihren Mitarbeitern immer die gleiche Anzahl an Stunden auszahlen.

Um die durchschnittlichen monatlichen Stunden zu berechnen, sollte die wöchentliche Arbeitszeit mit 4,33 multipliziert werden.

Die Zahl 4,33 berechnet sich aus den 52 Wochen im Jahr geteilt durch die 12 Monate des Jahres. [ 52 / 12 = 4,33]

Beispiel: 37,5 Std. in der Woche = 37,5 * 4,33 = 162,37 Std. im Monat

Damit wird erreicht, dass der Mitarbeiter in langen Monaten Überstunden aufbaut, die er in kurzen Monaten wiederum abbauen kann.

Ausgezahlt wird eine feste Stollstundenzahl, bis unteres Limit erreicht ist

Diese Auszahlung ist identisch mit der vorherigen. Der Unterschied besteht jedoch darin, dass die Auszahlung nur solange erfolgt, bis die Überstunden (oder Fehlstunden) ein unteres Limit erreicht haben.

Somit kann der Mitarbeiter nur solange Lohn erhalten, bis sein Überstundenkonto dem unteren Limit entspricht.

Muss der Mitarbeiter z.B. immer ein Gleitzeitkonto von +50 Stunden vorweisen, dann wird die Lohnzahlung gekürzt, sofern der Mitarbeiter sonst mit seinem Stundenkonto unter dieses untere Limit fallen würde.

Ebenso wäre z.B. ein Limit von 0 Stunden möglich. In diesem Fall wird z.B. einem Saisonarbeiter, im Winter solange Lohn gezahlt, bis sein Stundenkonto auf 0 gefallen ist.

Ausgezahlt wird die reale Arbeitszeit, bis zur max. Sollstundenzahl

Die Anzahl der ausgezahlten Stunden ist variabel und richtet sich nach der tatsächlichen Arbeitszeit des Mitarbeiters.

Interessant ist diese Einstellung vor allem für geringfügig Beschäftigte. Hier kann die max. Stundenzahl zum Beispiel berechnet werden, indem man die 450,- € durch den Stundenlohn teilt. Damit erhält man die max. Arbeitszeit im Monat, die dem Mitarbeiter ausgezahlt werden darf.

Arbeitet der Mitarbeiter mehr, so werden ihm diese Stunden auf das Überstundenkonto gutgeschrieben. Die dort so angehäuften Überstunden können dann zu einem späteren Zeitpunkt manuell ausgezahlt oder als Freizeit ausgebucht werden.

Abrechnung nach Stundenlohn, ohne festes Arbeitszeitmodell

Für den Sonderfall, dass ein Mitarbeiter nach festem Stundenlohn bezahlt wird, aber keine festes Arbeitszeitmodell besitzt, müssen im Wochenarbeitszeitmodell alle Wochentage mit 0 Std. Arbeitszeit hinterlegt werden.

Dies ist z.B. bei einer Aushilfe oder einem Werkstudenten der Fall, der immer eine feste Stundenanzahl im Monat ausgezahlt bekommt, aber an vorher nicht festgelegten Tagen, die Arbeit erbringen muss oder kann.

In diesem Fall sollte die Lohnauszahlung im Mitarbeiterprofil mit einer festen Sollstundenzahl hinterlegt, und das Arbeitszeitmodell genullt werden.

Abrechnung nach Stundenlohn (regelmäßige Feiertagsarbeit)

Eine Abrechnung nach Stundenlohn mit regelmäßiger Feiertagsarbeit bedeutet, dass Feiertage nicht automatisch als arbeitsfrei gelten. Ein Beispiel ist hierfür ein Arbeitsverhältnis angestellt als Schichtarbeiter.

Schichtarbeitern ist es erlaubt, die durch den Feiertag freiwerdende Arbeitszeit auch an einem anderen Tag als dem Feiertag, als Sonderurlaub zu nehmen. Daher wird mit dieser Einstellung der Feiertag als regulärer Arbeitstag mit der entsprechenden Sollzeit angezeigt.

Lohnarten pro Mitarbeiter

Die standardmäßig von TimePunch genutzten Lohnarten und zuschlagsrelevanten Zeiten, werden in „Extras / Optionen“ angelegt.

Weichen die genutzten Lohnarten für einen Mitarbeiter ab, dann können sogenannte mitarbeiterspezifischen Lohnarten auch direkt beim Mitarbeiter hinterlegt werden. Hierfür wird das Register „Lohnarten“ verwendet.

Wichtig ist, dass bei leeren Feldern oder Feldern mit einem ausgefüllten Rechteck, die Belegung aus dem Dialog „Extras / Optionen“ genutzt wird.

Beispiel 1:

In Extras Optionen ist für den Stundenlohn die Lohnart „1200“ hinterlegt. Beim Mitarbeiter ist die Lohnart „Stundenlohn“ nicht gefüllt. Als Ergebnis werden die Stunden auf die Lohnart 1200 gebucht, da die Vorgabe nicht überschrieben wurde.

Beispiel 2:

In Extras Optionen ist ein Nachtzuschlag gesetzt. Diese Zeiten werden in den Optionen auf das Lohnkonto 2000 gebucht. Beim Mitarbeiter wurde der Haken für Nachtzuschlag explizit entfernt. Als Ergebnis erhalten alle Mitarbeiter einen Nachtzuschlag, außer dem Mitarbeiter, bei dem der Haken für Nachtzuschlag entfernt wurde.

Beispiel 3:

In Extras Optionen ist kein Konto bei Sonntag und Feiertag gesetzt. Beim Mitarbeiter hingegen, wurde ein Konto bei Sonntag und Feiertag eingetragen. Als Ergebnis erhält nur der eine Mitarbeiter, bei dem bei Sonntag und Feiertag ein Eintrag gefunden wurde, den Sonn -und Feiertagszuschlag. Alle anderen Mitarbeiter erhalten keinen Zuschlag, da im Dialog Extras / Optionen das entsprechende Feld nicht gefüllt wurde.

Einstiegsdaten

Im Register Einstiegsdaten werden die bis zum Umstieg auf TimePunch gesammelten Überstunden, Kranktage und Resturlaubstage eingetragen.

Auch wenn ein Mitarbeiter unterjährig beginnt, sind hier die verbleibenden Urlaubstage/ einzutragen. Beispiel: Der Mitarbeiter hat einen Jahresurlaub von 30 Tagen, beginnt im Unternehmen aber erst im Juli. In diesem Fall sind in den Einstiegsdaten 15 verbleibende Urlaubstage für das erste Jahr festzulegen.

Ähnliches gilt auch, wenn der Mitarbeiter noch Resturlaubstage besitzt und diese zum Start von TimePunch zu übernehmen sind.

Verwaltung

Im letzten Register „Verwaltung“ wird die Berechtigungsgruppe des Mitarbeiters festgelegt und das Anmeldekennwort gesetzt.

Ein Bild, das Text enthält. Automatisch generierte Beschreibung

Hinweis: Der Benutzername kann nur geändert werden, wenn zuvor das Sicherheitsschloss am rechten Rand des Eingabefelds geöffnet wurde.

Berechtigung

In TimePunch existieren verschiedene Berechtigungsgruppen. Die Übergeordnete Gruppe beinhaltet jeweils alle Rechte der untergeordneten Gruppe.

Berechtigung	Beschreibung
Administration	Administratoren haben das Recht alle Funktionen zu nutzen, die TimePunch bietet. Es ist Ihnen zudem erlaubt die Zeiteinträge aller Benutzer zu verwalten, zu löschen oder neue Einträge zu erstellen. Außerdem können sie alle Einstellungen verwalten.
Datenschutzkoordinator/ -beauftragter	Der Datenschutzbeauftragte hat lesenden Zugriff auf alle Daten innerhalb von TimePunch. Er wird damit in TimePunch gleichgestellt dem IT-Administrator, jedoch ohne das Recht die eingesehenen Daten verändern zu können.
Personal -und Projektmanagement	Dies ist eine Kombination der beiden Rollen Personalmanagement und Projektmanagement.
Personalmanagement	Personalleiter dürfen die Zeiteinträge der Mitarbeiter verwalten, die zu einem Team, einer Abteilung oder Niederlassung gehören, die von ihnen verwaltet wird.
Projektmanagement	Projektmanagern ist es erlaubt Projekte zu erstellen und anzupassen. Zudem können sie die Projektzeiten ihrer Projekte mit Hilfe der Projektberichte abrufen.
Mitarbeiter in Vertrauensstellung	Mitarbeiter in Vertrauensstellung können selbst Zeiteinträge erstellen und bereits vorhandene Zeiteinträge ändern.
Mitarbeiter	Mitarbeiter können selbst nur Zeiteinträge erfassen, diese aber nicht mehr nachträglich ändern. Ist der Mitarbeiter ein Teamleiter, Abteilungsleiter oder Niederlassungsleiter, dann kann er die Zeiten seiner Mitarbeiter über die Berichtsfunktion einsehen.
Gekündigt	Gekündigte Mitarbeiter haben keinen eigenen Zugriff mehr in TimePunch. Allerdings können die Zeiten von gekündigten Mitarbeitern, im Gegensatz zu den Mitarbeitern in der Gruppe „Kein Zugriff“ noch durch das Personalmanagement ausgewertet werden. Die Gruppenzugehörigkeit bleibt ebenfalls erhalten und die Mitarbeiter können zu einem späteren Zeitpunkt auch wieder eingestellt werden.
Kein Zugriff	Mitarbeiter dieser Gruppe sind archiviert und können für eine spätere Auswertung der Zeiten wieder reaktiviert werden.

Sicherheit

Der Mitarbeiter kann in diesem Bereich sein eigenes Passwort setzen. Alternativ kann das Passwort auch durch einen Mitarbeiter der Administratorengruppe zurückgesetzt werden.

Das Arbeitszeitmodell im Detail

TimePunch kann für jeden Tag in der Woche ein Arbeitszeitmodell hinterlegen. Der Aufbau des Models ist dabei für jeden Tag immer identisch.

Die Auswahlbox Arbeitstag (ja/nein) definiert, ob der Mitarbeiter an diesem Tag arbeiten muss.

Wenn der Mitarbeiter arbeitet, wird als nächstes der reguläre Arbeitsbeginn gesetzt. Der reguläre Arbeitsbeginn ist dabei unabhängig von der konkreten Zeitbuchung und dient nur der Planung und besseren Übersicht.

Die dritte Zeile „Arbeitszeit (Stunden)“ gibt an, wie viele Stunden der Mitarbeiter an diesem Tag arbeiten muss. Mit dieser Angabe wird die Sollzeit des Mitarbeiters im Monat berechnet.

Als letztes Pflichtfeld muss angegeben werden, ob der Arbeitstag als ganzer Tag oder halber Tag gezählt wird. Dies ist wichtig für die Urlaubsverwaltung. Wird der Arbeitstag als halber Arbeitstag gezählt, dann wird dem Mitarbeiter im Fall des Urlaubs nur ein halber Urlaubstag abgezogen.

Besonderheit TimePunch TEN

In TimePunch TEN kann im Arbeitszeitmodell definiert werden, ob und ab wann eine Mindestpause automatisch abgezogen wird. Die Mindestpause legt fest, welche Pausenzeit mindestens ab der eingestellten Arbeitszeit gebucht wird. Bucht der Mitarbeiter eine kürzere Pausenzeit oder auch gar keine, dann wird die manuelle gebuchte Pausenzeit auf die Mindestpause aufgefüllt.

Wechseln der Beschäftigungsart Teilzeit / Vollzeit

Wenn Mitarbeiter, die von Vollzeit auf Teilzeit wechseln möchten, oder nach dem Mutterschaftsurlaub wieder als Teilzeitkraft einsteigen, dann muss dies im Arbeitszeitmodell abgebildet werden.

Hierzu ist die Schaltfläche „Neu“ auszuwählen. Es erscheint folgender Dialog:

Hier können bereits bestimmte Vorgaben, wie z.B. beginn des Arbeitszeitmodells, Anzahl der Wochentage und Wochenstunden festgelegt werden. Ebenso ist es möglich, das Arbeitszeitmodell als Kurzarbeit zu definieren. TimePunch berechnet dann automatisch die KuG Stunden.

Nach dem Bestätigen des Dialogs, wird dieses erstellt und kann dann nochmals, in der Übersicht der Arbeitszeitmodelle, an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden. Das Speichern des Modells geschieht über die Schaltfläche „Ok“.

Versehentlich angelegte Arbeitszeitmodelle können mit Hilfe der Schaltfläche „Löschen“ wieder entfernt werden.

Kurzarbeit in TimePunch

TimePunch unterstützt die automatische Berechnung der KuG Stunden. Das Verhältnis von bezahlten Sollstunden zu KuG Stunden wird vom Steuerberater oder dem Lohnbüro benötigt, um das Kurzarbeitergeld zu berechnen.

Damit das funktioniert, muss in TimePunch bei den entsprechenden Mitarbeitern ein neues Kurzarbeiter-Arbeitszeitmodell angelegt werden. Dieses enthält die reduzierte Sollstundenzahl. Als Basis für die Berechnung wird das darauffolgende, reguläre, Stundenmodell herangezogen.

Für die Berechnung der KuG-Stunden werden somit immer zwei Arbeitszeitmodell benötigt. Eines mit den regulären Stunden und ein gekürztes Arbeitszeitmodell.

Beispiel, reguläres Arbeitszeitmodell:

Beispiel 2, gekürztes Arbeitszeitmodell:

In diesem Beispiel arbeitet der Mitarbeiter ab dem 01.04.2020 in Kurzarbeit 50%. Er wechselt somit von einem 40 Std. Modell auf ein 20 Std. Arbeitszeitmodell.

Eine Auswertung der KuG-Stunden erfolgt über die Berichte „Kurzarbeit, Tagesbericht“ und „Kurzarbeit, Tabellarisch“. Ebenso werden die KuG-Stunden über den Lohndatenexport an die entsprechenden Lohnbuchhaltungssysteme weitergegeben.

Die Berechnung der KuG-Stunden kann im Dialog „Extras / Optionen“ im Register Internas, nochmal genauer festgelegt werden.

Gleitzeit und Überstunden während der Kurzarbeit

Während der Kurzarbeit dürfen in der Regel keine Überstunden angehäuft werden. Daher ist es wichtig, das Arbeitszeitmodell in der Kurzarbeit so anzupassen, dass keine Überstunden anfallen.

Sollte das vom Betrieblichen Ablauf nicht vorhersehbar sein, dann wird empfohlen die Mindestanzahl an Arbeitsstunden einzutragen. Das kann im Einzelfall auch 0 Sollstunden sein, wenn im Voraus nicht klar ist, wie viele Stunden tatsächlich geleistet werden.

Damit keine Überstunden anfallen können, müssen die monatlichen Überstunden im Gleitzeitkonto beschränkt werden.

Beispiel: Verhindern von Überstunden

Sofern der Monat bereits angefangen hat, kann diese Einstellung auch in der Analyse im Register „Überstunden / Erweitert“ umgesetzt werden.

Ein Bild, das Screenshot enthält. Automatisch generierte Beschreibung

TimePunch berechnet dann anhand der realen Arbeitszeit, die KuG-Stunden. Diese können an die entsprechenden Lohnbuchhaltungssysteme exportiert oder über die Berichte ausgegeben werden.